Memahami Chart of Account (COA)
     Saat kuliah dulu sekitar 35 tahun yang lalu, saya tidak pernah diberikan pemahaman mengenai chart of account (COA) oleh dosen saya. Ketika itu yang saya pelajari sebatas siklus akuntansi yang dimulai dengan Buku Harian, Jurnal, Buku Besar Neraca Percobaan dan berakhir di Laporan Neraca dan Laba-Rugi. Kemudian membuat Laporan Perubahan Kas dan Modal. Ya,.... sebatas itulah yang saya pelajari dulu ketika masih kuliah di semester I awal tahun 80 an. Semuanya serba manual dan belum mengenal mengenai aplikasi sistem akuntansi yang sekarang begitu hebat.

     Ketika saya mulai bekerja di sebuah grup perusahaan swasta nasional, ternyata saya merasa ilmu akuntansi yang saya peroleh di bangku kuliah sepertinya masih sangat kurang karena perusahaan tempat saya bekerja saat itu telah menggunakan aplikasi sistem akuntansi yang media komunikasi transaksi keuangannya tidak lagi menyebut "Kas, Piutang, Persediaan, Harga Pokok dan sebagainya melainkan dengan "Chart of Account" atau COA. Bahasa akuntansinya berubah menjadi istilah dalam bentuk kode angka. Saat itu saya sangat kesulitan memahami sehingga diperlukan waktu sekitar 6 bulan hanya untuk mempelajari COA dan memahami bahasa aplikasi sistem keuangannya. Saya merasa sangat bodoh ketika itu menghadapi senior saya dikantor yang kebetulan menjadi bawahan saya sehingga hampir setiap hari saya menghubungi atasan saya dikantor pusat hanya untuk bertanya. Ya, itu cerita 27 tahun yang lalu saat mulai bekerja. Maaf ,.... jadi ngelantur ceritanya ke masalah pekerjaan dulu.

     Bagaimana cara memahami COA ?. Bagi pembaca yang masih duduk dibangku kuliah dan atau bagi anda yang belum begitu paham mengenai COA, mungkin ulasan ini akan sangat membantu. Pada dasarnya COA sama dengan akun-akun keuangan yang telah kita ketahui bersama seperti Kas, Bank dan akun-akun lainnya namun akun-akun tersebut diubah menjadi bentuk kode angka agar bisa dibaca oleh aplikasi sistem keuangan di masing-masing perusahaan. Kode tersebut tidak ada yang sama satu dengan yang lain sehingga dalam proses jurnal transaksi masing-masing akun tersebut akan membentuk buku besar. Dengan demikian COA merupakan struktur transaksi keuangan yang disusun dalam bentuk angka. Jika sudah memahami apa itu COA, maka langkah selanjutnya adalah membuat definisi struktur COA terlebih dahulu agar kita tahu bahwa setiap digit angka mewakili satu sub perkiraan. Contoh :

     Jika jumlah digit dalam COA hanya 4 digit, maka struktur COA nya menjadi sbb :

     xx xx    = COA, dimana
     x           = Induk          ==> Akun Utama, seperti Aktiva, Pasiva, Penjualan dan Biaya
       x         = Sub Induk   ==> Akun Utama, seperti Aktiva Lancar, Aktiva Tetap, Hutang Lancar, dll.
          xx    = Sub-sub      ==> Akun Penunjang atau Pelengkap seperti Kas, Piutang, Harga Pokok dll.
   
Cukup jelas khan !!, selanjutnya kita masuk pada bagian selanjutnya yaitu mencantumkan angka pada COA sbb :

     1x xx    = Aktiva
     2x xx    = Pasiva
     3x xx    = Modal
     4x xx    = Penjualan
     5x xx    = Harga Pokok Penjualan
     6x xx    = Biaya-Biaya Umum
     7x xx    = Pendapatan dan Biaya Lain-Lain

kemudian kita susun digit ke 2 sbb :

     11 xx    = Aktiva Lancar
     12 xx    = Aktiva Tetap
     21 xx    = Hutang Jangka Pendek
     22 xx    = Hutang Jangka Panjang dst.

terakhir kita masukan 2 digit yang terakhir sbb :

     11 11    = Kas
     11 21    = Bank ABC
     11 22    = Bank BCD dll
     11 31    = Surat Berharga Deposito
     11 32    = Saham
     11 51    = Persediaan Barang Dagangan
     12 11    = Aktiva Tetap Golongan I
     12 12    = Aktiva Tetap Golongan II
     12 21    = Cadangan Penyusutan Aktiva Tetap Golongan I
     12 22    = Cadangan Penyusutan Aktiva Tetap Golongan II
     21 11    = Hutang Kepada Supplier ABC
     21 12    = Hutang Kepada Supllier  BCD, dst.

Cukup mudah bukan !!, Selanjutnya anda bisa menyusun sendiri sesuai kebutuhan perusahaan anda !

     Apakah ada standar penyusunan COA ?. Setahu saya tidak ada standar tertentu guna menyusun COA. Yang terpenting dalam penyusunan struktur COA tidak terjadi duplikasi, hanya lazimnya pada akun induk biasanya menggunakan angka yang berurutan seperti contoh diatas. Dan yang terpenting COA disusun secara efisien agar mudah dipahami oleh staf akunting yang lain.

     Bagaimana menyusun COA untuk perusahaan jasa seperti rumah sakit ? Apapun bentuk perusahaannya,  anda dapat menyusun sendiri COA yang sesuai kebutuhan dengan bekerja sama dengan bagian IT perusahaan karena merekalah yang dapat menjelaskan seluk beluk aplikasi sistem keuangannya sehingga dapat diimplementasi dengan baik. Tapi ingat, Rekan kerja kita di bagian IT bukanlah ahli akuntansi, jadi kita sendirilah yang harus memahami seluk beluk aplikasi sistem keuangan yang tersedia.

     Bagi anda yang ingin memahami lebih jauh bagaimana cara menyusun Chart of Account rumah sakit dan bagaimana cara mengimplementasinya, silahkan hubungi saya via email atau telp. Dengan senang hati saya akan membantu !! Terimakasih Wassalam.

     Semoga bermanfaat !!!